Perché è importante la conservazione digitale

La conservazione è l’atto finale del ciclo di vita dei documenti, applicato meticolosamente quando si tratta di documenti cartacei (detti analogici) ma non altrettanto quando sono informatici; a volte sfugge infatti ancora che l’obbligatorietà di compiere tale azione, nel caso della Pubblica Amministrazione, riguarda tutte le tipologie e non solo fatture elettroniche e registro giornaliero di protocollo.

Rimanendo in ambito della PA, tutti i documenti informatici che divengono parte dell’archivio, infatti, devono essere conservati fatto salvo quelli che potranno essere distrutti in accordo a quanto stabilito dalla Sovrintendenza dei Beni Culturali.

I vantaggi della conservazione digitale a norma

La conservazione digitale dei documenti informatici permette in sostanza un ingente risparmio di tempi e costi, garantendo inoltre maggiore efficienza relativa alla gestione dei documenti stessi.

Ma vediamo nel dettaglio i vantaggi della conservazione digitale:

  • Tutela dell’integrità del patrimonio documentale
  • Reperimento e condivisione/trasmissione di documenti in tempo reale
  • Riduzione dei costi di stampa
  • Riduzione degli spazi dedicati all’archiviazione cartacea dei documenti
  • Accessibilità dei documenti digitali da parte di software gestionali che li rendono disponibili per gestire i procedimenti amministrativi solo in forma digitale, eliminando quindi qualsiasi “momento analogico”.
  • Tempo dedicato alla gestione e conseguente recupero di personale
  • Riduzione dell’impatto organizzativo in caso di visite ispettive
  • Maggiore efficienza nell’organizzazione dei documenti e nella loro gestione (dovuta all’automazione del processo)

Il servizio di conservazione digitale a norma dei documenti informatici: APSer.Archivio


APKAPPA è conservatore accreditato AgID dal 21 aprile 2015 ed eroga il servizio di conservazione digitale a norma dei documenti informatici con il proprio sistema software APSer.Archivio, un centro servizi attivo nel proprio datacenter che accoglie e conserva i documenti informatici nel pieno rispetto delle regole tecniche dettate dalla normativa e dall’Agenzia per l’Italia Digitale.

Nel novembre 2017 APSer.Archivio è stato nuovamente sottoposto a vigilanza, da parte di RINA, a valle della quale è stato rinnovato l’accreditamento ed emesso il certificato n. CONS-18 di conformità all’art.24 del Regolamento (UE) 910/2014 eIDAS sulla base della lista di riscontro di AgID.
 
APSer.Archivio acquisisce pacchetti di versamento per via telematica, con canali di accesso protetti e privilegiati, e li conserva nel pieno rispetto delle regole tecniche stabilite dal DPCM 3/12/2013, dalle linee guida dell’AgID e dal codice per l’amministrazione digitale (come documentato nel Manuale di Conservazione di APSer.Archivio, consultabile dall’elenco pubblico dei conservatori. 
 
Qualora i documenti informati siano prodotti, acquisiti e/o gestiti da moduli applicativi hyperSIC, l’automazione (per rintracciarli e mandarli in conservazione) con APSer.Archivio è ancora più elevata e per questo di ulteriore maggior supporto al responsabile della conservazione digitale dell’Ente.


 

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